NOVIO Elektronický oběh dokumentů zajišťuje bezpečné uložení firemních dokumentů v centrálním úložišti mimo veřejné cloudy, tj. pod úplnou kontrolou vaší firmy. Document management system INOVIO umožňuje oprávněným uživatelům přístup k zaručeně aktuálním souborům. Můžete se vracet ke starším verzím, vytvořit nad nimi jedním klikem schvalovací workflow nebo hlídat expiraci. Tento software instalujeme na vašem, nebo na našem serveru. Uživatelé neinstalují nic, k produktu přistupují přes internetový prohlížeč z kanceláře, z domova nebo ze služební cesty.
Co získáte?
Dokumentům dopřejete vysokou míru bezpečí.
Když váš zaměstnanec použije Dropbox nebo Google Disk, ukládá firemní dokumenty do svého cloudového úložiště za mořem. Není na tom nic neobvyklého – jen to, že vaše firma nemá tyto dokumenty pod kontrolou. Inovio DMS systém je privátní, nikoliv veřejná sdílená služba. Všechny dokumenty jsou a zůstanou firemními. Pravidelné zálohování je samozřejmostí. Ke každému dokumentu můžete nastavit individuální přístupová práva. Všechny změny v dokumentu se soustavně zaznamenávají. Riziko ztráty, poškození nebo zneužití dat se výrazně snižuje.
Budete mít soukromí i přehled.
Každý uživatel, projekt nebo oddělení si může vytvořit “vlastní” dokumentovou strukturu úložiště a nastavit v ní pravidla podle vlastních preferencí. Ukládání ISO nebo projektové dokumentace nikdy nebylo přehlednější. Personalizace pracovního prostoru přispívá k intuitivnímu ovládání aplikace a velmi efektivní práci. Jako oprávněný pracovník přitom můžete monitorovat systém jako celek, a s ním i aktivity všech uživatelů. Díky fulltextovému vyhledávání najdete, co hledáte, vždy během několika vteřin.
Zabráníte ztrátě a úniku informací.
Uživatel nemusí vytvářet kopie, aby nepřišel o starší obsah. INOVIO Elektronický oběh dokumentů soubory automaticky verzuje a předchozí verze ukládá, takže se k nim můžete libovolně vracet. Nehrozí, že začnete pracovat se špatnou verzí, protože si kolega tu správnou uložil jen k sobě. K dokumentům lze připojovat poznámky a třeba i přílohy.
Každý soubor bude mít vlastní průvodku.
Ukládat můžete jakýkoliv vlastní, firemní, týmový nebo projektový dokument ve formátech PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPEG, PNG, GIF, TIFF, AVI, ZIP a mnoha dalších. Když vyplníte jednoduchou průvodku dokumentu, INOVIO Elektronický oběh dokumentů soubor automaticky zatřídí do správných složek a zpřístupní jej oprávněným uživatelům (např. nová směrnice, či ISO Dokumentace).
Nastartujete elektronický oběh dokumentů.
INOVIO Elektronický oběh dokumentů je silný nástroj pro inteligentní řízení dokumentů. Využijte jeho workflow technologie a rozpohybujte elektronický oběh dokumentů v rámci projektu, oddělení nebo celé společnosti. Nově naskenovaná faktura se sama vydá na schvalovací kolečko, tvorba nabídek nebo smluv dostane pevný řád.
Nastavíte notifikace a eskalační procedury.
Aplikace zahrnuje také vestavěnou podporu e-mailových notifikací a eskalačních procedur. Systém vám bude proaktivně avizovat změny ve vybraných dokumentech e-mailem. Může vám dávat zprávy o vzniku dokumentů určitého typu, aktivitách konkrétního uživatele apod. INOVIO Elektronický oběh dokumentů umí všechno, co moderní document management system umět má.
Produkty propojíte s vaším účetním softwarem.
Dokumenty můžete snadno exportovat k zaúčtování ve vašem ekonomickém informačním systému. Faktury už nemusíte znovu přepisovat. A co je podstatné, do sestavy se dostanou jen dokumenty, které byly řádně schváleny.
