Elektronické schvalování dokumentů je služba online software pro evidenci smluv, objednávek, směrnic a jiných závazných dokumentů firemní praxe. Podporuje běžné firemními procesy od vzniku dokumentů přes zajištění podpisu po jejich registraci a provázání s fakturami. Software instalujeme na vašem, nebo na našem serveru. Uživatelé neinstalují nic, k aplikaci přistupují přes internetový prohlížeč z kanceláře, z domova nebo ze služební cesty.

 

Navrhněte, připomínkujte, schvalte a podepište.

Nechejte INOVIO Registr smluv řídit životní cyklus kupních smluv, smluv o dílo, nájemních, zprostředkovatelských i pracovních smluv, smluv se zákazníky i s dodavateli. Chcete mít pořádek i v online objednávkách, nabídkách či dalších dokumentech? Zahrňte je do procesu. Nastavte smlouvám odpovědné osoby, události, termíny – a pusťte je z hlavy.

Všechny smlouvy na jednom místě.

Smlouvy se zákazníky, směrnice nebo objednávky: všechny závazné dokumenty budete mít po ruce, kdykoliv jebudete potřebovat. Můžete je prohlížet, prohledávat a filtrovat, stačí mít pro danou smlouvu správné oprávnění. Papíry naložte na rudlu a zavezte je do kotelny.

Co získáte?

 

Všechny smlouvy k náhledu a pod kontrolou: bez papírů a online.
Evidence objednávek a smluv s vašimi zákazníky i subdodavateli, nájemních smluv, smluv s mobilními operátory nebo dodavateli energií je uložena na jednom místě v digitální podobě. Papírové smlouvy jsou naskenované a vždy připravené k online náhledu. Máte-li k tomu oprávnění, všechny údaje můžete efektivně prohledávat a filtrovat.
Stanete se vševědoucím. Urguje dodavatel neuhrazenou fakturu? Za několik sekund dostane vyčerpávající odpověď. Ať žije image! Ke každému přijatému došlému dokladu mohou oprávnění pracovníci připisovat poznámky a komentáře, dodací listy, či další přílohy. Ty s ním budou trvale spojeny, takže se k nim můžete kdykoliv vrátit nebo je předložit auditorovi. Stiskem jediného tlačítka přimějete INOVIO Elektronické schvalování faktur k sestavení reportů o množství zpracovaných faktur, faktur u jednotlivých schvalovatelů nebo v určitých stavech schvalování, uvidíte počty zamítnutých či vrácených faktur apod. Nebo je chcete pravidelně mailem? Prostě uvidíte!
Nic nebude nahodilé. Při vzniku smlouvy můžete definovat její připomínkující a schvalovatele. Podepsanou smlouvu můžete naskenovat nebo nastavit události, které má systém hlídat. K dokumentům v registru můžete vytvářet úkoly a připisovat poznámky.
Každá objednávka a smlouva může být spárována s přijatou či vydanou fakturou a naopak. Kontrola dodržování smluvních podmínek je účinná a komfortní.
  • Kompletní řízení životního cyklu smlouvy od prvního draftu po expiraci
  • Přístup k dokumentům online
  • Řízení přístupu (vytvoření, čtení, editace, mazání) na úrovni dokumentu
  • Schvalování a připomínkování podle přidělených oprávnění
  • Rychlé fulltextové prohledávání
  • Filtrování podle odpovědných osob, kategorií a typů dokumentů
  • Notifikace uživatelům na základě stavu a úpravy dokumentu nebo jeho vlastností
  • Logování změn, přehledná správa verzí
  • Propojení smluv s dodatky smluv a relevantními účetními doklady
  • Možnost přiřazovat úkoly
 

Produkty propojíte s vaším účetním softwarem.

 
Dokumenty můžete snadno exportovat k zaúčtování ve vašem ekonomickém informačním systému. Faktury už nemusíte znovu přepisovat. A co je podstatné, do sestavy se dostanou jen dokumenty, které byly řádně schváleny.
abra m_dynamicsNAV money pohoda SAP altus gardic helios karat vision32-logo